Tips Menulis Email yang Baik dan Benar

Menulis surat elektronik atau email memang sangat mudah, tetapi harus diperhatikan beberapa hal agar email yang dikirimkan isinya baik dan benar. Ketika menulis surat email kepada teman atau sahabat tentu bisa lebih bebas sekehendak kita, namun berbeda jika email yang dibuat itu untuk keperluan resmi seperti lamaran pekerjaan, komunikasi bisnis/kantor, dosen kuliah atau untuk guru di sekolah dan keperluan formal lainnya.

Secara umum format atau bagian-bagian surat dalam email adalah seperti berikut:

1. From (Dari): (alamat e-mail pengirim/penulis)
2. To (Kepada): (alamat e-mail penerima/yang dituju)
3. Subject (Subjek): (Perihal atau judul surat)
4. Cc (Salinan/Carbon Copy): (alamat e-mail lain yang dimaksudkan untuk mengetahui isi surat)
5. Bcc.(Blind Carbon Copy): (alamat e-mail dimana si penerima surat dalam kolom Cc tidak mengetahui kalau si penerima dalam Bcc juga mengetahui isi surat)
6. HTML Editor: Kolom untuk menulis isi surat/email
7. Attach file (Lampiran): (berisikan lampiran yang diperlukan dalam surat utama, dalam bentuk file )

Alamat Email

Alamat email pengirim otomatis terlampir sesuai nama akun email, dan untuk keperluan formal sebaiknya gunakan alamat email dari nama asli, bukan nama pengguna atau nama panggilan. contohnya: dewita_melani@email.com (nama asli) | xweesweety@email.com (nama pengguna)

Jangan pernah memakai alamat email yang berisi ejaan buruk dan perhatikan alamat email yang akan dituju supaya tidak salah kirim. Isilah Cc atau Bcc jika diperlukan, biasanya kolom alamat ini diperlukan jika menulis surat di kantor atau ditujukan kepada atasan/orang yang terkait dalam pemberitaan email. Jika tidak diperlukan kosongkan saja jangan diisi.

Subjek Email

Hal pertama yang harus diperhatikan dalam menulis email yang baik dan benar adalah subjek email atau judul surat. Sebaiknya subjek email dibuat ringkas namun cukup deskriptif dan akurat. Jangan menulis judul email terlalu panjang, cukup pastikan bagian subjek ini menyatakan isi email alias judul surat nyambung dengan isi surat.

Kemudian pastikan jenis huruf email adalah Sans Serif, Arial, Helvetica atau Verdana warna hitam. Huruf-huruf tersebut adalah jenis Save Font yang jelas dan mudah dibaca oleh perangkat online apapun. Pilih salah satu saja, jangan menggunakan lebih dari tiga jenis huruf dalam satu tulisan.

Isi Email

Menulis surat email formal jelas harus memperhatikan tata bahasa dan etika penulisan yang benar. Pastikan menulis dengan bahasa dan ejaan kata yang tepat, agar pesan yang ingin disampaikan mudah dimengerti si penerima dan tidak salah. Susun kalimat-kalimat ke dalam paragraf dengan rapih termasuk kata pembuka, contoh: "Dengan hormat, Yang Terhormat, Dear atau bisa juga Assalamualaikum / Salam sejahtera".

Perkenalkan diri kita pada paragraf pertama (jika orang yang dituju baru dikenal) sebagai contoh:

• Perkenalkan, nama saya Dewita Melani. Saya menghubungi Bapak/Ibu untuk melamar pada posisi asisten administrasi yang terdaftar pada situs www.com.

Pastikan menyatakan maksud dan tujuan email dengan jelas tanpa melantur; jika isinya banyak, cobalah memecah pesan menjadi beberapa paragraf menurut topik untuk membuat pesan lebih logis dan mudah dipahami.

Setelah selesai menyampaikan maksud dan tujuan akhiri dengan kata penutup. Gunakan salam penutup yang tepat sesuai kata pembuka. Misalnya jika kata pembuka menggunakan "Dengan Hormat" maka akhiri dengan kata yang sama serta jangan lupa cantumkan nama. Contoh:

Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Dewita Melani

Lampiran

Jika diperlukan melampirkan berkas seperti fotocopy, foto atau yang lainnya, sebelum menggunggah atau upload lampiran, pastikan sudah diberitahukan terlebih dahulu dalam isi email contohnya:

Dear, Pak Budi, Menindaklanjuti surat penawaran yang pernah saya sampaikan di kantor Bapak, berikut ini saya lampirkan beberapa berkas foto produk yang saya maksud agar Bapak dan kantor Bapak bisa mempertimbangkan untuk bekerjasama menggunakan produk kami....

Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 1MB). Jika jumlah lampiran banyak, sebaiknya di rubah atau dibungkus ke dalam folder bentuk ZIP/RAR supaya lebih ringan dan cepat ketika kita upload juga didownload oleh si penerima.

---

Kesimpulan:

Pada dasarnya surat elektronik (email) sama dengan surat biasa. Ada surat email yang isinya formal ada yang informal. Menulis email formal memang ada etika-nya, meski demikian tidak akan terlalu ribet dan repot jika sudah mengetahui caranya. Gunakan kata-kata dengan santun, jangan menggunakan huruf kapital (besar), selalu isi bagian subjek email, menggunakan istilah singkat juga diperbolehkan seperti misalnya EOM (End of Message), ASAP (Ass Soon Ass Possible) dan singkatan seputar surat menyurat lainnya. Serta jangan lupa biasakan cek ulang seluruh surat sebelum dikirimkan supaya email baik dan benar.